Шест оферти бяха отворени в Агенция "Пътна инфраструктура" по откритата  процедура за избор на изпълнител за организация и дигитализиране на наличния архив на проекти по оперативна програма "Транспорт" 2007-2013 г.

Кандидатите са:
  - Тимекс - БГ ООД;
  - ДЗЗД Канем, включващо фирмите "Немечек" ООД и "Кантек" ЕООД;
  - консирциум "Хо Си", състоящ се от "Сиела Норма" АД и "Хо Си" ЕООД, село Вакарел, община Ихтиман;
  - ЕТ "Емкойл – Георги Хаджипенчев";
  - "Дайрект Сървисиз" ООД;
  - ДЗЗД "Архив инженеринг", с партньори в него "Колбис – международен трансфер" АД, "PC-TM" ООД и "Райсволф България" АД.

Срокът за изпълнение на обществената поръчка е 6 месеца от датата на подписване на договора за възлагане.

Финансовото изискване към изпълнителя е да е реализирал специфичен оборот от сходни дейности сумарно за последните три години най-малко 500 000 лева без ДДС и общ оборот от 800 000 лева.  

Оценяването на офертите се извършва по критерия най-ниска цена.

Поръчката включва три направления дейности:
 - изработване на наръчник, съдържащ конкретни инструкции за класификация, съхранение, дигитализиране и индексиране на документите по ОПТ. Наръчникът ще обхваща конкретни процедури за физическото съхранение на отделните документи, тяхната класификация и разпределение по проекти и обособени позиции (вид и хронология), с цел по-лесното им идентифициране и последващоодитиране и контрол от съответните органи на национално и европейско ниво. Наръчникът ще включва и конкретни процедури за работа с електронни архиви (сканиране и индексиране на проектната документация по ОПТ 2007-2013 г. с цел по-лесното й използване от страна на служителите на Агенция "Пътна инфраструктура";

  - цялостен преглед на наличния архив, неговото организиране и подготовка за дигитализиране. Ще бъде извършено цялостно подреждане и организация на наличната проектна документация на АПИ по оперативна програма "Транспорт" 2007-2013 г. с цел прехвърлянето й в електронен вариант (дигитализация);

  - сканиране и индексиране на документите, като в рамките на този етап се извършва и обучение на петима служители  от агенцията за работа със създадения електронен архив. Сканирането ще се извърши чрез разделяне на документите на 2 типа: формат до А3 и формат от А3 до А0. След сканирането на проектната документация, тя трябва да бъде индексирана и въведена в обща база данни. Изпълнителят е задължен да създаде и хипервръзки между референтните документи.
Избраният изпълнител е задължен да осигури необходимата техника и нейната поддръжка за осъществяване на дейностите по подреждане, подвързване, етикиране, опис и сканиране на документите.

Архивирането на документите по ОПТ от страна на бенефициента АПИ е изискване в съответствие с разпоредбите общи разпоредби на Съвета за определяне на общи разпоредби на Европейския фонд за регионално развитие, както и тези на европейския социален и кохезионен фонд.
Създаването на електронен архив от документи е задължение на агенцията, с цел проследяване пътя на документацията и доказване на всички направени разходи и основанията за извършването им.
Освен това ще се осигури по-голяма сигурност на съхраняваната информация и е пряко свързано с включването на архивите в електронното правителство.
 
Целта на процедурата е да се подпомогне Агенция "Пътна инфраструктура" в процесите на архивиране на документацията по изпълнение на оперативна програма "Транспорт".
Създаването на електронен архив на АПИ по ОП "Транспорт" ще отговори на изискванията за по-сигурно и надеждно съхранение на съответната информация.
От друга страна, това не е само технически проблем, а е пряко обвързано с включването на архивите в електронното правителство.

Архивът трябва да съдържа всички необходими документи за осъществяване на достатъчно добро проследяване пътя на документацията (одитна пътека).
Това е необходимо освен за целите на одити, така и на националните контролни органи. По този начин се изпълняват и изискванията на Европейската комисия за изпълнение на европейските регламенти за наличие на регистър за съхранение на оправдателните документи, свързани с разходите, одитите и контролните действия.

Планира се прегледът и организацията на документацията на АПИ по ОПТ да обхване 10 000 класьора.
В рамките на настоящата дейност се планира да бъдат сканирани 3000 чертежа с формат между А3 и А0 и 319 709 страници и документация с формат А4 и А3.

Infrastructure.bg